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社内の業務効率化をすすめたいけど、何から始めたらいいのか…。
現状を把握して、状況を整理して進めてみましょう。
ツールを導入することも検討してみてください。
- おすすめツール
- おすすめオンライン秘書サービス
- おすすめサービス紹介
- 業務効率化をするには
本記事では業務効率化を進めるにあたって効率化の進め方、おすすめのオンライン秘書サービスをご紹介します。
業務効率化はまずは現状把握が大切です。
情報を整理して、対応策を考えていきましょう！
業務効率化とは
業務効率化とは事業の生産性を高める取り組みであり、現状のプロセスの中の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減することを目的とするものです。
業務効率化を進める
まずは業務効率化を図るポイントを見ていきましょう。
ムリ
実践不可能なスケジュールや切り詰めなど、人手に見合っていない作業量といった能力を超えた無茶な計画のこと
ムダ
必要以上に生産すること、余計な動作や作業などのこと
ムラ
ムダとムリの中間で、適正な方式が標準化・マニュアル化されていないことでムリとムダの間を行き来している状態・状況のこと
これら３つを削減することができれば、より効率的な働き方ができるようになります。
業務効率化の難しさ
業務効率化をすれば生産性が上がるということはわかっていても、実際におこなう為には様々な困難があります。
やり方がわからない
今おこなっている業務の中に「これはムダだなぁ」とか「もっと効率的な方法があるはず」と思っていても、それでは実際にどのようにすれば効率的になるのかがわからないというケースがあります。
例えば社内の情報共有を口頭でおこなっていて、質問がある場合にいちいちその人のもとへ行かなければならないというムダがあった場合、それを解消するには具体的に何をすればよいかがわからなければ現状を変えることはできません。
ツールの選定が難しい
社内の情報共有ツールを導入しようと思った時、ネット上で検索すると様々なサービスがありどれを選べばよいか迷うところでしょう。
実行するための人材がいない
中小企業にとっては業務効率化を担当する人材がいないという問題があるでしょう。
ツール選定も含めて、業務効率化のための社内工程の見直しを担当できる人材を採用する、あるいは育成するということは重要ではあるもののとても難しい課題だと言えます。
あるいは業務効率化を専門とするコンサルタントに依頼して社内の効率化に適したツールや方法を決めてもらったとしても、それを実行するのが日常業務でいっぱいいっぱいになっている社員では、結局は新たな「ムリ」が生じてしまうことになります。
社内の「ムリ」を解消することから始める
業務効率化のプロセスにはさまざまな方法がありますが、ここではまず、社内にある過剰な負荷である「ムリ」を解消することを提案します。
人員が足りずに既存の業務で忙しくしている社員が余裕をもって働けるように「業務効率化プロジェクト」を提案したとします。
言われた社員はどう思うでしょうか。
「今忙しいのに、それ誰がするの？」
おそらく多くの社員が、口には出さなくてもそのように思うことでしょう。
新しい試みをするためには多くのエネルギーを必要としますが、余裕のない状態であればそのためのエネルギーを持つことが困難です。
まずは、必要なエネルギーを確保するために社員にかかっている「ムリ」を解消していくことから始めるのがよいと思います。
苦手な作業をやらないことで「ムリ」を解消する
人員の限られた中小企業であったりスタートアップ企業の場合、好む好まざるにかかわらずひとりの人が多くの業務を兼務するのが一般的です。
そうなると必然的に苦手な作業、不得意な作業であっても担当せざるを得ません。
苦手な作業をおこなう場合は、得意な作業をおこなうよりも多くの時間がかかる上に、クオリティも低いものになりがちです。
また、苦手な仕事を嫌々することは仕事に対するモチベーション低下にもつながります。
なので苦手な仕事はそれを得意とする人に任せ、得意な仕事に集中できる仕組みづくりをおこなうことが、社内の「ムリ」を解消する効果的な方法だと言えます。
例えばデザインが苦手なのに提案用の資料作りをしなければいけない営業担当者、Webの知識がないのにホームページの更新をしなければいけない事務担当者、経理事務が苦手なのに日々の伝票入力をしなければいけないスタートアップ経営者などの方々がそれら苦手業務を誰かに任せることができれば、仕事に対するモチベーションも上がり、各業務のクオリティも上がり、さらには新たなことにチャレンジする余力も生まれてくるのではないでしょうか。
「そうは言ってもそもそも人材不足で仕事をふれる人がいないんだけど…」
そういった方々のために有用なサービスをご紹介します。
社内情報はツールで共有する
社内の情報はツールを導入して効率的に共有しましょう。
情報共有ツール
おすすめの社内情報共有ツールをご紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク）とは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールで、社内外のコミュニケーションをより効率化できます。
- チャット：直感的に使えるツールなので誰でも簡単に利用できます。
- タスク管理：依頼されたタスクをそのままTo Doとして管理できます。
- ファイル管理：やり取りしたデータを一覧で閲覧、ダウンロード可能です。
- ビデオ/音声通話：直接伝えるべき重要事項など、ビデオ通話や音声通話を使って対面で会話できます。
＼ 国内利用者数No.1 ／
Slack（スラック）
Slackは、Slack Technology社が提供するビジネスチャットツールです。
Slack の心臓とも言えるチャンネルは、必要な人や情報をすべて集めて整理できる場所です。チャンネルを使うと、部門、拠点、時差を越えて仕事を進められるだけでなく、他社との連携もスムーズです。
チャットのほかにも音声および動画クリップを送信したり、ハドルミーティングで打ち合わせたりとさまざまな方法で柔軟にコラボレーションできるため、メンバーはそれぞれ都合のよい時間、場所、方法で仕事を進められます。
- チャンネル：プロジェクトやトピック、チーム別に情報を1つの場所にまとめることで、チームはアイデアを共有し、意思決定を行い、仕事を進めることができます。
＼ どんな人との仕事も、もっとスムーズに ／
Backlog（バックログ）
Backlogは業務を可視化して、チームのコミュニケーションの促進を目的としたプロジェクト管理ツールです。
Backlogを使うと「誰が」「何を」「いつまでに」作業するのかがはっきりし、状況が分かりやすくなります。その結果、チームメンバーとの仕事のやり取りがスムーズになります。
- プロジェクト管理：業務ごとにプロジェクトを作成し、全体の進捗や個別のタスクの作業状況を見える化します。
- タスク管理：各タスクに担当者と期限を設定し、予定通りに作業を終えられるようアシストします。
- コラボレーション促進：仕事を進める上で欠かせないメンバーとの情報共有やコミュニケーションを助けます。
＼ “進んでるね！”で、チームは進む ／
オンライン秘書サービスで業務効率化
ムリを解消していくために、選択肢の一つとしてオンライン秘書サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、その名前が示すとおりインターネットを利用してオンライン上でさまざまな業務をまるで秘書のようにサポートしてくれるサービスのことで、事務代行、オンラインアシスタントとも呼ばれています。
メリット
オンライン秘書サービスを利用するメリットを見ていきましょう。
人材確保の手間を削減できる
もしも人手不足解消のための人材を採用しようとした場合、求人のための多くの作業に追われることになります。
求人媒体の選定、求人広告の作成、応募者との面接など、たくさんの作業をこなす必要があります。
また、希望する能力を備えた人材が必ず応募してくれるとも限りません。そうなると求人にかかる作業をもう一度やり直しになりますよね。
希望する人材を採用できた場合には、雇用契約の締結や社会保険の手続きなど新たな業務が発生してしまいます。
オンライン秘書は雇用関係の発生しないオンライン上のサービスなので、これらの負荷を削減することができます。
人材教育の手間を削減できる
もしも社員を雇用するなどした場合、任せる職務に応じた教育をする必要があります。
そのため多くの企業では人材教育に多くの時間と費用をかけるのですが、事業を始めたばかりであったり、少人数の企業の場合はそういったコストをかけることが難しいのではないでしょうか。
ですがオンライン秘書のスタッフであればすでに専門的な知識を持っているため、依頼する側が改めて教育をしなければならないということはありません。
依頼できる業務は安心して任せたうえで、本業に集中することができるようになるのです。
様々な業務をワンストップで依頼できる
オンライン秘書には様々な専門性を持ったスタッフが在籍しています。ですので幅広い依頼に対して臨機応変に対応することが可能です。
実際に依頼できる作業につきましては各サービスによって異なりますが、基本的には契約時間の間であれば必要に応じた業務を依頼することができます。
何かしらの作業が発生したときにそれを相談できる相手がいるということは、事業をおこなっていく上でとても心強いですよね。
オンライン秘書サービスはその相談相手となれる可能性を十分に秘めていると言えます。
まとめ：まずは「ムリ」を解消することから始める
ご自身の環境に適した業務効率化の方法はありましたか？
- 「ムリ」「ムダ」「ムラ」の削減をしよう！
- まずは「ムリ」の解消から始める
- ツールを導入することも検討してみる
- オンライン秘書サービスを導入することも効率化のひとつ
社内リソースは限られています。ツールやサービスを導入して限られたリソースを効率化しましょう。
現状把握をして、一つずつ問題を解決していきたいと思います！
様々なニーズにお応えできるおすすめのオンライン秘書サービスをご紹介していますので参考になさってください。
